Hva en prøvekjøring koster, og hva som avgjør prisen

Mange tror prøvekjøringen kan gjøres samme morgen, en time før dørene åpnes. Det går, men det er den dyreste og mest stressende løsningen. Hvis rommet er tilgjengelig dagen før, får du tid til å rette opp feil uten at pressen venter utenfor.

Tilgang til rommet koster ofte penger hos utleier, og det er en post du bør regne inn selv. Vi ser at arrangører som bestiller rommet for et par ekstra timer kvelden før, sparer mye på reduserte feil og mindre hastverk dagen etter.

Har du bare korte vinduer, planlegger vi en kortere gjennomgang som dekker det viktigste: lyd, bilde og sikkerhetskopi. Den tar mindre tid, og dermed koster den også mindre. Ulempen er at det blir færre sjanser til å justere når noe ikke fungerer første gang.

Har dere egne kameraer, stativer og mikrofoner, kan prøvekjøringen brukes til å lære utstyret å kjenne i stedet for å sette opp nytt. Det gjør ofte prosessen både billigere og mer nyttig, for dere skal bruke det samme på selve dagen.

Vi ber deg kartlegge hva som finnes og hva som fungerer. Et kamera med svakt batteri eller en kabel som slipper, avdekkes best i ro og mak. Mangler dere noe, sier vi fra så tidlig at dere rekker å skaffe det før arrangementet.

Hvis alt utstyret må leies eller lånes, øker kostnaden, og det samme gjør tiden som går med til å sjekke at alt virker. Vi anbefaler å teste alt som skal være med på dagen, ikke bare det viktigste, slik at ingenting dukker opp for første gang foran journalistene.

En enkelt taler ved et podium er det enkleste oppsettet. Når bordet fylles med flere personer, øker behovet for mikrofoner, lydbalanse og kameravinkler. Hver ekstra person betyr flere variabler å teste, og det merkes på tiden vi trenger.

Spørsmålsrunder med journalister i salen gjør det mer krevende. Da må lyden fra salen også fanges, og noen må stå klar med mikrofon. Dette krever en egen prøve, fordi det er her mange opptak svikter i praksis.

Er presentasjonen med lysbilder en del av konferansen, tilkommer testing av skjermsignalet. Vi kontrollerer at bildet fra pc-en kommer rent gjennom til opptakeren, og at det ikke endrer seg når taleren bytter program. Jo flere slike ledd, jo lengre prøvekjøring.

Det beste resultatet av en prøvekjøring er ikke bare at alt virker, men at du går hjem med en sjekkliste du kan bruke igjen. Den lages underveis, basert på det som faktisk skjedde i rommet, og dekker forberedelser, oppsett og avvikling.

En god sjekkliste kutter kostnader neste gang, fordi du slipper å lete etter feil du allerede har funnet. Du vet hvor lang tid oppsettet tar, hvilke kabler som må med og hva som må kontrolleres rett før start.

Vi skriver listen sammen med deg, slik at den passer akkurat ditt rom og ditt utstyr. Den er ikke en mal fra en bok, men et arbeidsverktøy du kan justere etter hvert arrangement. Mange tar den med seg og bruker den uten oss neste gang.

Den enkleste veien til en forutsigbar pris er å sende en forespørsel via kontaktsiden. Beskriv rommet, antall talere, utstyr dere har og hvor mange timer dere kan disponere. Da kan vi anslå tiden og gi et skriftlig tilbud.

Etter bekreftelsen sender vi en faktura som betales med bankoverføring. Avbestilling og refusjon følger vilkårene på siden for betaling og refusjon. Ingenting avtales før du har svart skriftlig.

Prisen avhenger i bunn og grunn av hvor mye vi skal teste og hvor lenge. Er du usikker på hva dere trenger, kan vi starte med en kort gjennomgang og utvide hvis noe viser seg å trenge mer tid. Det er bedre å bruke litt tid først enn å bruke mye penger på selve dagen.