Presentasjonsopptak i høstsesongen: slik klargjør du pc og signal i god tid
Høsten er travel for konferanser og pressemøter. Her er rådene for å få lysbilder og taler trygt inn på opptak, fra kabler og oppløsning til rutiner de siste dagene før arrangementet.
Anders Haugen · · 5 min lesetid
Hvorfor høsten stiller krav til presentasjonsopptak
Når mørketiden nærmer seg, fylles kalenderen med årsmøter, kundedager, pressekonferanser og kommunale informasjonsmøter. Mange av dem har én ting til felles: en taler med lysbilder, og en arrangør som vil ha begge deler med på opptaket. Det er her det oftest skorter, ikke på kameraet, men på signalet fra pc-en.
Jeg har fulgt mange kurs der deltakerne har gode kamera og fine mikrofoner, men likevel ender opp med et opptak der lysbildene er uleselige eller mangler helt. Årsaken er nesten alltid at skjermen ble koblet til i siste liten, med en adapter som ingen hadde testet.
I disse ukene lønner det seg å bruke litt tid på det kjedelige først. Bestem tidlig hvordan lysbildene skal tas opp, hvem som eier pc-en på dagen, og hvilket rom du faktisk skal stå i. Da blir resten av oppsettet enklere å planlegge rundt.
Signalveien fra pc til opptaker
Tenk på signalet som en kjede med få ledd: pc, kabel, eventuell splitter, opptaker. Hvert ekstra ledd er et sted der noe kan gå galt. Jo kortere og enklere kjeden er, desto roligere kan du stå under selve arrangementet.
En vanlig løsning er å sende bildet fra taleren sin pc via en splitter, slik at ett signal går til prosjektoren og ett til opptakeren. Sjekk at splitteren holder samme oppløsning på begge utganger, ellers kan den ene skjermen bli svart eller bildet flimre.
Bruk kabler du har prøvd før, og ha alltid en ekstra av samme type. Merk dem med tape, slik at frivillige ikke kobler om på måfå. Skriv også ned hvilken inngang på opptakeren som brukes, så du slipper å lete når tiden er knapp.
- Hold kjeden så kort som mulig
- Ha én reservekabel av hver type
- Merk kabler og innganger med tape
Oppløsning, bildefrekvens og lesbarhet
Et lysbilde som ser fint ut på stor skjerm i salen, kan bli en grå flekk i opptaket. Be derfor talere om å bruke store skrifttyper og høy kontrast, og unngå små diagrammer med mye tekst. Det hjelper både de som ser på opptaket senere og de som sitter i rommet.
Still pc-en til en vanlig oppløsning som opptakeren godtar, og sjekk at bildefrekvensen stemmer med resten av oppsettet. Når pc-en og opptakeren er uenige, ender du ofte opp med et bilde som hakker eller mister synk med lyden.
Slå av varsler, kalenderpåminnelser og automatiske oppdateringer på pc-en som brukes. Det er pinlig når en melding om programvareoppdatering dukker opp midt i en pressekonferanse, og enda verre når den blir liggende på opptaket for alltid.
Taleren og skjermen i samme opptak
Det finnes to hovedmåter å vise taler og lysbilder sammen. Den ene er å veksle mellom kamerabilde og skjermbilde. Den andre er å vise begge samtidig, for eksempel med taleren i et lite felt ved siden av lysbildet. Velg ut fra hva tilskueren trenger å se.
For korte pressekonferanser fungerer ofte det rolige alternativet best: kameraet står på taleren mesteparten av tiden, og skjermen kommer inn når et lysbilde faktisk bærer informasjon. Da slipper du et rastløst opptak som hopper fram og tilbake.
Avtal på forhånd hvem som bytter bilde, og når. Hvis du er alene, kan du lage en enkel rekkefølge: kamera ved åpning, skjerm ved tall og grafikk, kamera ved spørsmål. Det gir et opptak som føles gjennomtenkt, selv om oppsettet er enkelt.
- Bestem byttene før arrangementet
- Bruk skjermbildet bare når det bærer innhold
- Gå tilbake til taleren under spørsmål
Rutiner de siste dagene og på selve dagen
Dagen før bør du koble opp alt på ordentlig, helst i selve rommet og med talerens egen pc. Mange har opplevd at en annen maskin oppfører seg helt annerledes, selv med samme kabel. Be om en fil eller en pc til prøven, ikke bare en minnepinne med tomme tester.
Kom tidlig på dagen. Sett deg ned med taleren, åpne presentasjonen og se at signalet kommer inn i opptakeren. Ta et kort prøveopptak på noen sekunder og spill det av, både bilde og lyd. Det tar ett minutt og redder mange arrangementer.
Under selve arrangementet skal du slippe å røre noe. Hvis du må justere, gjør det i pausene. Etter siste spørsmål lar du opptaket gå litt til, slik at du ikke kutter avslutningen, og så kopierer du filen med en gang, før noen rydder bort utstyret.
- Test med talerens egen pc i rommet
- Gjør et kort prøveopptak og spill det av
- Kopier filen straks arrangementet er over
Små valg som gir ro utover høsten
Hvis du skal ta opp flere arrangementer utover høsten, lønner det seg å lage en fast måte å jobbe på. Samme kabler i samme veske, samme rekkefølge på oppkoblingen, samme lille liste over det som skal testes. Da blir hvert arrangement enklere enn det forrige.
Skriv ned det som gikk galt etter hvert arrangement, selv om det var smått. En adapter som manglet, en pc som trengte omstart, et rom der det var vanskelig å nå stikkontakten. Slike notater er verdt mer enn du tror når du står i et nytt rom neste uke.
Til slutt: be talerne sende presentasjonen på forhånd. Da kan du se om fargene er lesbare og om det er filmklipp som krever lyd. Det er langt bedre å oppdage problemet på mandag enn midt i sendingen på torsdag.
Anders Haugen
Instruktør, presentasjonsopptakAnders har satt opp presentasjonsløsninger for bedriftsarrangementer. Han lærer deltakerne å fange skjerm og taler samtidig.
Ta kontakt
- Per telefon
- +47 33 46 21 80
- E-post
- [email protected]