Prøvekjøring før pressekonferansen: feilene som går igjen og hvordan du unngår
Marte Lunde går gjennom de vanligste feilene når arrangører øver før en pressekonferanse, og viser hvordan en ordentlig prøvekjøring og en enkel sjekkliste fanger dem opp i tide.
Marte Lunde · · 5 min lesetid
Prøvekjøringen som blir stående igjen på to-do-listen
Den vanligste feilen er den enkleste: prøvekjøringen blir ikke gjort. Utstyret er pakket, rommet er booket, og alle antar at det som fungerte sist, fungerer nå også. I mine kurs møter jeg arrangører som har satt opp kamera og mikrofoner i god tid, men aldri kjørt et fullt løp fra første ord til siste spørsmål. Da oppdager de problemene først når journalistene sitter i salen.
En prøvekjøring er ikke en rask lydsjekk med et hei på mikrofonen. Den skal ligne selve arrangementet så mye som mulig: samme rom, samme bord, samme personer i stolene og samme lysbilder på skjermen. Det er først da du ser at kabelen er for kort, at taleren sitter i skygge eller at laptopen bytter oppløsning når den kobles til.
Sett av tid i kalenderen på samme måte som du setter av tid til selve arrangementet. Er prøvekjøringen ikke et eget punkt med navn og klokkeslett, forsvinner den når dagen blir travel.
Å øve uten de menneskene som skal være der
Mange gjør prøvekjøringen alene, eller med en kollega som sitter på talerplassen i fem minutter. Det avslører lite. Mennesker oppfører seg annerledes enn en stand-in: de sitter lavere, lener seg fram, flytter på mikrofonen og snakker i ulik styrke. En som har en rolig stemme på prøve, kan bli nesten uhørlig når nervene kommer.
Be helst de faktiske deltakerne om ti minutter før dørene åpner, eller dagen før. La hver av dem si noen setninger i vanlig tempo og svare på et spørsmål fra rommet. Hør på nivåene mens de snakker, og se på bildet med de samme øynene som en som skal klippe materialet etterpå.
Er det umulig å få dem med, bruk noen som likner i høyde og stemme, og si tydelig fra til alle at nivåene må justeres igjen når den ekte personen setter seg. Det er bedre å ha en plan for justeringen enn å late som at den ikke trengs.
Sjekklisten som er for lang eller for vag
Den andre klassiske feilen er sjekklisten. Noen skriver ned alt de kan komme på, tjue punkter uten rekkefølge, og slutter å bruke den innen andre gang. Andre skriver for lite, som «sjekk lyd», som ikke forteller hva som skal sjekkes eller hvordan du vet at det er i orden.
En god sjekkliste følger tiden. Del den i det som gjøres dagen før, det som gjøres to timer før, det som gjøres rett før start og det som gjøres under og etter. Hvert punkt skal være noe du kan krysse av med ja eller nei, og helst si hvem som er ansvarlig.
Hold den på én side. Må du bla, blir den ikke brukt midt i stresset. Gjør den kort nok til at du kan lese den høyt for en frivillig som aldri har sett oppsettet før.
- Del listen etter tidspunkt, ikke etter utstyr
- Skriv punkter som kan besvares med ja eller nei
- Sett et navn ved hvert punkt
- Hold listen på én side
Glemte reserver og strøm som ikke ble testet
Under prøvekjøringen tenker mange kun på det som skal fungere. Få tester hva som skjer når noe slutter å fungere. Hva gjør du hvis batteriet i trådløsmikrofonen dør, hvis minnekortet blir fullt eller hvis nettverket i lokalet faller ut? Spørsmålene virker teoretiske til de blir virkelige.
Bruk prøvekjøringen til å trekke ut en kabel med vilje og se hvor lang tid det tar å få lyd tilbake. Kontroller at reserveopptaket faktisk går, og at filene kan åpnes etterpå. Det hender at begge opptakerne er skrudd på, men at en av dem tar opp feil kanal.
Se også på strømmen. Er det nok stikkontakter ved bordet, og står skjøteledningene slik at ingen snubler i dem? Disse småtingene er kjedelige å teste, men de stopper arrangementer oftere enn selve teknikken.
Tid som ikke settes av til å rydde etterpå
Mange planlegger oppsettet nøye og glemmer avviklingen. Når pressekonferansen er over, skal materialet sikres, utstyret pakkes og rommet leveres tilbake. Skjer det i hast, forsvinner et minnekort i lommen, eller en fil blir slettet før den er kopiert.
La sjekklisten ha en egen del for etter arrangementet. Der står det at opptakene kopieres til to steder før noe pakkes ned, at filene navngis med dato og tema, og at utstyret telles mot en pakkeliste. Det tar ti minutter og sparer deg for dager med leting.
Bruk også de første minuttene etter prøvekjøringen på å skrive ned hva som ikke fungerte. Det er der du får mest igjen for øvelsen, og notatene blir grunnlaget for å rette opp sjekklisten til neste gang.
En prøvekjøring som faktisk lærer deg noe
En god prøvekjøring ender med endringer. Hvis du går ut av rommet uten å ha flyttet noe, justert noe eller skrevet noe om på listen, har du sannsynligvis ikke prøvd hardt nok. Det er ikke et tegn på at du er dårlig forberedt at ting går galt under øvelsen, det er hele poenget med den.
Kjør gjerne to runder. Første runde er for å finne feil, andre runde for å se at rettelsene holder. Klokk begge, slik at du vet hvor lang tid oppsettet tar og kan planlegge ankomst deretter.
Til slutt: la en person som ikke har vært med på oppsettet lese sjekklisten og følge den. Der den stopper opp, mangler det noe på papiret.
Marte Lunde
Instruktør, lyd og sikkerhetskopiMarte har bakgrunn som lydtekniker på konserter og festivaler. Hun veileder i mikrofonoppsett og rutiner for reserveopptak.
Ta kontakt
- Per telefon
- +47 33 46 21 80
- E-post
- [email protected]